Beim Umstieg auf ein DMS stellt sich fast immer die Frage "Was tun mit den Altdaten?". Der dmstools Migrationsassistent ist das komfortable Hilfsmittel, um die Altdaten automatisch zu kategorisieren, zu indexieren und möglichst vollständig und schnell in das DMS zu übernehmen.

Die Erfahrung bei der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) zeigt, dass ein kritischer Faktor für die Akzeptanz des Dokumentenmanagementsystems die Möglichkeit ist, mit dem neuen System auch auf Bestandsdokumente zuzugreifen. Ist dies gegeben, so wird das neue System meist schnell in die individuellen Arbeitsprozesse eingebunden und erlernt.

Einer Übernahme der Altdaten steht jedoch in aller Regel der hiermit verbundene hohe Aufwand entgegen. Auch beim Einsatz kostengünstiger Kräfte entstehen in der Regel derart hohe Kosten,  dass oft auf eine Übernahme der Altdaten verzichtet wird. Insbesondere führt allzu oft die Erfassung der Altdaten durch Mitarbeiter, die die zugehörigen Vorgänge nicht kennen, dazu, dass die Attribute der übernommenen Dateien im DMS falsch oder unvollständig sind.

Der dmstools Migrationsassistent schließt diese Lücke und ermöglicht die Übernahme umfangreicher Datenbestände, die z. B. im Dateisystem in einer Ordnerstruktur abgelegt sind. Dies wird durch intelligente Suchalgorithmen möglich gemacht, bei denen aus der Ablagestruktur und den Dateiattributen (Dateinamen, etc.) Attribute für die Ablage im DMS erzeugt und dem Benutzer zur Kontrolle und Korrektur präsentiert werden.